Đặt quà Tà Đùng số lượng nhiều cho cơ quan, công ty, việc quan trọng nhất là làm sớm và chốt bằng văn bản: đặt trước nhiều tuần để người làm kịp gom hàng cùng lô, duyệt một hộp mẫu, ghi rõ từng món, khối lượng, bao bì, hạn dùng tối thiểu, ngày giao, hoá đơn, rồi lập danh sách giao có đánh số. Phần lớn sự cố của quà tặng số lượng lớn không đến từ hàng kém, mà từ chuyện hộp không đồng đều, giao trễ, thiếu chứng từ và nhầm người nhận.
Sản vật vùng hồ hợp làm quà tặng doanh nghiệp vì có câu chuyện riêng: cà phê, hồ tiêu, mắc ca trồng trên đất đỏ bazan quanh hồ Tà Đùng, vùng Đắk Glong cũ nay thuộc Lâm Đồng. Nhưng quy mô sản xuất quanh hồ phần nhiều là hộ gia đình và cơ sở nhỏ. Đặt một trăm hộp giống nhau trong một tuần là bài toán khó với nhiều nơi, nhất là vào cao điểm cuối năm.
Bài này viết cho người được giao lo quà: thư ký, hành chính, phòng kinh doanh, hoặc chủ doanh nghiệp nhỏ tự làm. Không nêu tên cơ sở hay giá; chỉ quy trình và những điểm cần chốt.
Đặt sớm bao lâu, và vì sao mùa vụ quyết định lịch đặt
Hàng khô như cà phê, tiêu, mắc ca có quanh năm vì được cất trữ sau vụ. Nhưng "có" không có nghĩa là một cơ sở nhỏ có sẵn đủ cùng một lô, cùng độ rang, cùng bao bì cho trăm hộp. Người làm cần thời gian để gom hàng, rang hoặc sấy, đóng gói, dán nhãn, xếp hộp. Đặt sớm nhiều tuần là thông lệ an toàn; cao điểm trước Tết còn nên sớm hơn nữa.
Nếu quà có món theo mùa như mật ong vụ mới, tiêu mới, cà phê vụ mới, lịch đặt phụ thuộc vào vụ năm đó, và vụ mỗi năm sớm muộn khác nhau. Hỏi người làm từ sớm để biết món nào chắc có, món nào có thể phải thay. Đừng đưa món tươi vào hộp quà số lượng lớn; chuỗi lạnh cho trăm hộp phức tạp hơn nhiều so với lợi ích.
Đặt sớm còn cho thời gian để sửa. Hộp mẫu lần đầu thường có điều chưa vừa ý: túi to quá so với hộp, nhãn mờ, màu bao bì không hợp với nhận diện công ty. Có hai ba tuần thì sửa được; đặt sát ngày thì chỉ còn chấp nhận hoặc huỷ.
Chọn cơ sở cung cấp: những điều nên hỏi
Khác mua lẻ, đặt số lượng nhiều cần một cơ sở có năng lực và giấy tờ đầy đủ. Mấy câu hỏi dưới đây giúp lọc nhanh.
- Có đăng ký kinh doanh không, xuất hoá đơn được không? Công ty thường cần hoá đơn để hạch toán.
- Hàng có nhãn đầy đủ không? Tên cơ sở, địa chỉ, ngày sản xuất, hạn dùng; có giấy tờ an toàn thực phẩm theo loại hình nếu được hỏi.
- Năng lực đóng gói bao nhiêu hộp mỗi ngày? Từ đó tính ngược ngày phải chốt đơn.
- Hàng có cùng lô không? Hỏi trực tiếp, và yêu cầu hạn dùng tối thiểu tính từ ngày giao.
- Ai chịu trách nhiệm vận chuyển, đến đâu? Giao tới kho công ty hay giao từng địa chỉ người nhận.
- Chính sách đổi khi hàng lỗi? Hộp móp, túi rách, hàng không đúng mẫu.
Để tìm cơ sở theo ngành quanh hồ, có thể tra trong danh bạ doanh nghiệp của trang; danh bạ chỉ cho biết doanh nghiệp đăng ký ở đâu, ngành gì, còn năng lực và chất lượng thì vẫn phải hỏi và xem mẫu.
Những điều phải chốt bằng văn bản
Đơn đặt hàng hay hợp đồng nên ghi đủ các hạng mục dưới đây. Mỗi hạng mục bỏ trống là một chỗ có thể hiểu khác nhau.
| Hạng mục | Ghi cụ thể | Vì sao |
|---|---|---|
| Danh sách món | Tên từng món, dạng (hạt hay bột, nguyên vỏ hay nhân), khối lượng tịnh | Tránh hộp nhiều bao bì mà ít hàng |
| Bao bì | Loại túi, hộp, màu, kích thước; hộp mẫu đã duyệt | Đồng bộ giữa các hộp |
| Nhãn và thẻ | Nhãn gốc của cơ sở, thẻ quà của công ty nếu có, nội dung thẻ | Đúng thông tin, đúng nhận diện |
| Hạn dùng tối thiểu | Còn ít nhất bao lâu tính từ ngày giao | Hộp có thể nằm vài tuần trước khi trao |
| Số lượng và dung sai | Số hộp, có thêm hộp dự phòng không | Phòng hộp hỏng, người nhận phát sinh |
| Ngày và nơi giao | Ngày, giờ, địa chỉ, người nhận hàng | Tránh giao trễ, giao nhầm |
| Chứng từ | Hoá đơn, phiếu giao hàng, biên bản nhận | Hạch toán và đối chiếu |
| Xử lý hàng lỗi | Thời hạn báo lỗi, cách đổi | Có cơ sở khi cần đổi |
Không cần hợp đồng phức tạp; một đơn đặt hàng ghi đủ các dòng trên, hai bên xác nhận qua tin nhắn hay email, đã giảm phần lớn tranh cãi.
Hộp mẫu: duyệt cái gì cho chắc
Hộp mẫu là cách duy nhất để biết trăm hộp sẽ trông thế nào. Duyệt hộp mẫu không chỉ nhìn đẹp hay không, mà mở ra, cầm từng món lên, đọc nhãn, nếm thử. Cân từng túi xem có đúng khối lượng tịnh ghi trên đơn. Xem ngày sản xuất, hạn dùng. Đóng lại xem hộp có khít, có lắc lư không.
Nên nếm thử hàng trong hộp mẫu cùng vài người, vì khẩu vị một người không đại diện cho cả danh sách người nhận. Cà phê có thể quá đắng với người quen cà phê pha sữa; mắc ca rang muối có thể quá mặn. Đây là lúc đổi món hoặc điều chỉnh, không phải lúc trăm hộp đã giao.
Nếu công ty có nhiều loại hộp cho nhiều nhóm người nhận, mỗi loại cần một hộp mẫu riêng. Giữ lại hộp mẫu đã duyệt, chụp ảnh từng món và nhãn. Khi nhận hàng, đó là chuẩn để so sánh. Nếu hộp giao khác mẫu, có ảnh và hộp mẫu thì việc trao đổi với cơ sở rõ ràng hơn nhiều.
Kiểm hàng khi nhận số lượng lớn
Không thể mở hết trăm hộp, nhưng có thể kiểm theo mẫu một cách có hệ thống.
- Đếm số thùng, số hộp đối chiếu với phiếu giao trước khi ký nhận.
- Xem bên ngoài toàn bộ: hộp móp, ướt, rách, màng co bị rạch.
- Mở ngẫu nhiên vài hộp ở các thùng khác nhau, không chỉ hộp trên cùng.
- So với hộp mẫu: đủ món, đúng bao bì, đúng nhãn, đúng thẻ.
- Cân vài túi và đọc hạn dùng, xem có cùng lô hay lẫn nhiều lô.
- Ghi biên bản nếu có sai lệch, chụp ảnh, báo cơ sở ngay trong thời hạn đã thoả thuận.
Nếu kiểm mẫu thấy lỗi lặp lại ở nhiều hộp, nên mở thêm để biết mức độ trước khi quyết định nhận một phần hay đề nghị đổi cả lô.
Nhận hàng xong, cất các thùng ở chỗ khô, mát, không đặt sát tường ẩm hay dưới máy lạnh nhỏ nước, và xếp chồng vừa phải để hộp dưới không bị móp. Hộp quà có thể nằm kho vài tuần trước khi trao; kho tốt giữ cho hộp cuối cùng trao đi cũng đẹp như hộp đầu tiên.
Giao nhiều địa chỉ: danh sách và đánh số
Khi quà phải tới nhiều địa chỉ khác nhau, khách hàng ở nhiều tỉnh, đối tác ở nhiều văn phòng, danh sách giao là xương sống của cả việc. Danh sách nên có: số thứ tự, tên người nhận, chức danh nếu cần, công ty, địa chỉ đầy đủ theo đơn vị hành chính mới sau sáp nhập, số liên lạc, loại hộp (nếu có nhiều loại), ngày cần tới.
Mỗi hộp dán một nhãn số thứ tự trùng với danh sách, trước khi dán phiếu vận chuyển. Như vậy khi kiểm tra hay khi có hộp bị trả về, chỉ cần nhìn số là biết hộp của ai. Nếu quà kèm thẻ ghi tên người nhận, kiểm tra thẻ và nhãn số khớp nhau trước khi đóng.
Chọn giao một lần qua một đơn vị vận chuyển giúp theo dõi tập trung. Giao tay ở những địa chỉ quan trọng thì phân công người, ghi giờ giao và người ký nhận. Sau khi giao xong, đối chiếu danh sách với xác nhận giao hàng để biết hộp nào chưa tới, xử lý trong vài ngày, đừng để tới khi người nhận hỏi.
Thẻ quà và dấu ấn công ty: làm vừa phải
Nhiều công ty muốn hộp quà mang nhận diện riêng: thẻ in tên công ty, lời chúc, có khi là hộp in logo. Điều này hợp lý, nhưng nên để sản vật là nhân vật chính. Một tấm thẻ ghi lời chúc ngắn, kèm vài dòng về vùng hồ Tà Đùng và cách dùng từng món, thường được người nhận đọc và nhớ hơn một hộp in logo kín các mặt.
Giữ nguyên nhãn gốc của cơ sở sản xuất trên từng túi hàng. Người nhận cần biết ai làm ra món họ ăn, ngày sản xuất, hạn dùng. Dán nhãn công ty đè lên nhãn gốc là cách làm không nên, vừa mất thông tin cần thiết, vừa khiến người nhận nghi ngờ.
Nội dung thẻ không nên hứa hẹn công dụng sức khoẻ hay tuyệt đối hoá chất lượng. Viết đơn giản, đúng sự thật: món gì, từ đâu, mùa nào, dùng thế nào. Với quà có mật ong, thêm một dòng nhắc trẻ dưới một tuổi chưa dùng; với hạt, có thể nhắc người dị ứng hạt cây lưu ý. Những dòng nhỏ đó cho thấy công ty chu đáo với người nhận, không chỉ chu đáo với hình thức hộp quà.
Lịch làm việc tính ngược từ ngày trao quà
Cách dễ nhất để không trễ là lấy ngày quà phải tới tay người nhận rồi tính ngược từng bước. Thời gian mỗi bước dưới đây chỉ là khung tham khảo, cần hỏi cơ sở và đơn vị vận chuyển thực tế.
- Chốt danh sách người nhận và ngân sách: bước đầu tiên, vì số hộp quyết định mọi bước sau.
- Hỏi và chọn cơ sở, xin báo giá, xin hộp mẫu: dành thời gian để so ít nhất hai nơi.
- Duyệt mẫu, sửa mẫu, chốt đơn bằng văn bản: có thể mất hơn một vòng.
- Cơ sở gom hàng, đóng gói: tuỳ năng lực mỗi ngày bao nhiêu hộp.
- Giao về kho, kiểm hàng: chừa thời gian để đổi hộp lỗi.
- Gửi đi các địa chỉ: thời gian vận chuyển từng tuyến, cộng thêm vào cao điểm.
- Đối chiếu đã giao, xử lý hộp chưa tới: trước ngày trao vài hôm.
Cộng các bước lại thường thấy cần nhiều tuần hơn dự tính ban đầu. Đó là lý do người lo quà có kinh nghiệm luôn bắt đầu sớm, và luôn đặt dư vài hộp dự phòng cho người nhận phát sinh hoặc hộp bị hỏng trên đường.
Câu hỏi thường gặp
Đặt quà sản vật số lượng nhiều nên đặt trước bao lâu?
Nên đặt trước nhiều tuần để cơ sở kịp gom hàng cùng lô, đóng gói và để mình có thời gian duyệt mẫu, sửa mẫu. Cao điểm cuối năm và trước Tết nên đặt sớm hơn nữa vì cơ sở nhận nhiều đơn cùng lúc và vận chuyển chậm hơn.
Mua quà sản vật có lấy được hoá đơn không?
Tuỳ cơ sở. Nhiều hộ bán lẻ quanh hồ không xuất hoá đơn; doanh nghiệp, hộ kinh doanh có đăng ký thì xuất được theo quy định. Nếu công ty cần hoá đơn để hạch toán, hỏi ngay từ đầu và ghi vào đơn đặt hàng, hỏi kế toán về loại chứng từ cần có.
Có nên cho trái cây tươi vào hộp quà công ty không?
Không nên. Hộp quà công ty thường nằm ở kho, ở bàn lễ tân hoặc trên xe nhiều ngày trước khi tới tay người nhận. Trái tươi hỏng sẽ làm hỏng cả hộp và ảnh hưởng hình ảnh công ty. Hàng khô đóng kín là lựa chọn an toàn cho quà số lượng lớn.
Làm sao để trăm hộp quà giống nhau?
Duyệt một hộp mẫu, chốt bằng văn bản từng món, khối lượng, bao bì, hạn dùng tối thiểu và yêu cầu hàng cùng lô. Khi nhận, kiểm ngẫu nhiên vài hộp ở nhiều thùng so với hộp mẫu. Có sai lệch thì báo cơ sở ngay trong thời hạn đã thoả thuận.
Giao quà tới nhiều tỉnh nên tự gửi hay nhờ cơ sở gửi?
Nếu cơ sở có kinh nghiệm gửi nhiều địa chỉ và nhận trách nhiệm tới tay người nhận, nhờ cơ sở gửi giúp giảm việc. Nếu muốn kiểm soát chất lượng trước khi gửi, nhận hàng về kho công ty, kiểm xong rồi tự gửi. Dù cách nào cũng cần danh sách đánh số rõ ràng.
Có nên in logo công ty lên túi hàng không?
Nên giữ nhãn gốc của cơ sở sản xuất trên túi hàng để người nhận biết nguồn gốc, ngày sản xuất, hạn dùng. Dấu ấn công ty đặt ở hộp ngoài hoặc thẻ quà là đủ. Dán đè lên nhãn gốc làm mất thông tin cần thiết.